en

Logowanie

Nie masz konta? Zapomniałem hasła

Przypomnij hasło

close Wypełnij formularz.
Na Twój adres e-mail zostanie wysłane link umożliwiający zmianę hasła.
Wyślij

Jak zorganizować wydarzenie online? Podstawy, o które trzeba zadbać

Iwona Karczmarczyk, 26 marca 2020
Jak zorganizować wydarzenie online? Podstawy, o które trzeba zadbać

Patrząc na bazę wydarzeń w Crossweb, widzimy prawdziwe bogactwo tematów i formatów. Spotkania, konferencje, warsztaty, bar campy i wiele innych, a pośród nich coraz chętniej wybierane w ostatnim czasie wydarzenia online


Wydarzenie internetowe to jednak szczególny rodzaj eventu, który wymaga szczególnego podejścia w kwestiach organizacyjnych. Jak zorganizować wydarzenie online? Warto się tego dowiedzieć i wykorzystać tę wiedzę w praktyce!


Jak zorganizować wydarzenie online? Kwestie organizacyjne


Jeśli firma musiała zrezygnować z planowanego wydarzenia, jeszcze nic nie jest stracone. Warto rozważyć zorganizowanie go w wersji online, jako transmisję live.


Na początku należy rozważyć wszystkie dobre i złe strony takiego rozwiązania, a także szanse i zagrożenia, które ze sobą niesie. Z pomocą przychodzi analiza SWOT. Przeprowadzenie jej jest dosyć proste — należy spisać wszystko, co pasuje do wymienionych wyżej 4 aspektów wydarzenia. Trudniejsza jest interpretacja wyników — dużo zagrożeń i niewiele zalet nie zawsze oznaczają, że pomysł należy porzucić. Podsumowując, analiza nie da Ci gotowej odpowiedzi, jednak znacznie ułatwi podejmowanie decyzji.


Następnie warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań, które pomogą dokładniej określić kształt eventu oraz kwestie, które wymagają najwięcej zaangażowania. Kilka przykładowych pytań:


  • Czy jest zainteresowanie takim wydarzeniem?
  • Jaki będzie format wydarzenia? Konferencja, spotkanie, kurs?
  • O czym należy poinformować użytkowników?
  • Czy udział w wydarzeniu online będzie płatny?
  • Czy zespół ma wystarczające kompetencje, aby zająć się stroną techniczną przedsięwzięcia?
  • Czy dysponujemy potrzebnym sprzętem lub wiemy skąd go wypożyczyć?


W organizacji wydarzenia online skutecznym wsparciem może okazać się wydarzenie na Facebooku. To jedna z najskuteczniejszych bezpłatnych — ale z możliwością dodania płatnej reklamy — form promocji, która oferuje całkiem niezłe funkcje. Więcej o wykorzystaniu tego i innych narzędzi do promocji wydarzeń przeczytasz tutaj.


Jak zorganizować wydarzenie online? Kwestie techniczne


Organizując wydarzenia online, trzeba pamiętać również o odpowiednim sprzęcie. Jak wspomniałam wyżej — na szczęście wcale nie trzeba go kupować, a jedynie skorzystać z oferty wypożyczalni.


W zależności od formatu wydarzenia, wielkości pomieszczenia i liczby osób na scenie potrzebne będą odpowiednie ilości mikrofonów czy zróżnicowane oświetlenie. Dlatego przy współpracy do organizacji eventu w sieci warto zaprosić doświadczonego technika, który będzie umiał doradzić najlepsze rozwiązania. W skrócie, z pewnością będziecie potrzebować:


  • Mikrofonu/ mikrofonów
  • Kamery
  • Lamp/ lampy i blend
  • Kabli i przejściówek


Jeśli planujecie prowadzić transmisję z biura czy innego pomieszczenia zaadaptowanego na studio, warto dodatkowo wyposażyć się w panele akustyczne wykonane z pianki, która tłumi pogłos. 


Platformy do wydarzeń online


Jeśli wydarzenie polega jedynie na transmisji obrazu z kamery, jest bezpłatne, a liczba użytkowników nielimitowana, w większości przypadków satysfakcjonującą platformą do live’a będzie Facebook, YouTube czy nawet Instagram. Jeżeli jednak planujecie coś, co wykracza poza te podstawy — płatności, kod dostępu, udostępnianie obrazu z różnych źródeł itp. — przyda się dedykowana platforma.


Platformy do wydarzeń online wyposażone są w bardziej zaawansowane opcje i udostępniają organizatorom narzędzia niezbędne do realizacji live’a. Najważniejsze z nich to m.in.:


  • Dostępność na urządzeniach mobilnych
  • Formularz rejestracji
  • Możliwość wysyłania maili do uczestników
  • Czat live
  • Możliwość realizacji płatności przez uczestników
  • Udostępnianie ekranu osoby prowadzącej
  • Możliwość nagrywania transmisji
  • Zgodność z przepisami wynikającymi z RODO


Przykładowe platformy do webinarów to:


  • ClickMeeting
  • Get Response
  • MyOwnConference
  • Join.me
  • AnyMeeting


Jak już pewnie zauważyliście, organizacja wydarzeń online jest niezwykle złożonym tematem. Warto poświęcić trochę czasu na research i konsultacje, aby zorganizować event wysokiej jakości z możliwie najmniejszą liczbą niespodzianek. Nagrodą za włożony wysiłek będzie satysfakcja uczestników a wraz z nią — większe zainteresowanie kolejnymi wydarzeniami.


Tymczasem polecam Wam jeszcze artykuł o tym, czy warto transmitować wydarzenia online.



Blog - najnowsze wpisy

Prasówka HR od Crossweb #24
Krzysztof Hostyński, 24 listopada 2020

Obecnie ok. 80% firm deklaruje chęć powtórnego zatrudnienia pracownika, który już kiedyś w niej pracował. Warto zatem za

Prasówka HR od Crossweb #23
Krzysztof Hostyński, 10 listopada 2020

Święta zbliżają się już dużymi krokami, a razem z nimi temat firmowej wigilii. Czy da się ją zorganizować online?Poza ty

Prasówka HR od Crossweb #22
Krzysztof Hostyński, 03 listopada 2020

Strajk Kobiet to wydarzenie na tak dużą skalę, że nie pozostało bez wpływu również na komunikację i działania przedsiębi

Prasówka HR od Crossweb #21
Krzysztof Hostyński, 20 października 2020

Dziś mamy dla Was dużo materiałów o sourcingu — głównie o metodzie boolean search, przydatne porady na wrażliwy temat, j

Prasówka HR od Crossweb #20
Krzysztof Hostyński, 13 października 2020

Czy hiring manager bardziej pomaga czy przeszkadza w rekrutacji? Jak rekrutować przez LinkedIn? A gdy już pomyślnie pozy