Po spotkaniu dla organizatorów wydarzeń - Plan działań

Krzysztof Hostyński, 25 stycznia 2018

Po spotkaniu dla organizatorów wydarzeń - Plan działań

Tydzień temu w środę odbyło się spotkanie dla organizatorów wydarzeń technicznych. Jako Crossweb mieliśmy przyjemność je organizować.

Cel spotkania

Zauważyliśmy, że jest naprawdę sporo organizatorów spotkań technicznych. Niestety większość z nas się nie zna się między sobą, przez co mamy utrudnioną możliwość wymiany wiedzy. A każdy organizator ma doświadczenie w jakimś obszarze i jak zakładam chętnie się nim podzieli. Jest też sporo nowych osób, które chcą wystartować ze swoimi spotkaniami ale nie do końca wiedzą od czego zacząć.

Mówiąc wprost chcemy to zmienić. Na start wybraliśmy Kraków, nasze cele spotkania był proste:

poznanie się -> stworzenie grupy organizatorów wydarzeń
wymiana wiedzy i doświadczenia

Ilość chętnych osób bardzo nas zaskoczyła -> było sporo więcej chętnych niż byliśmy w stanie zaprosić.

Ostatecznie było obecnych 45 osób, sala była pełna - dziękuję wszystkim za przybycie.

Plan na spotkanie

Spotkanie podzieliliśmy na dwie części:

dyskusja
networking -> nic tak nie sprzyja wymianie wiedzy i poznawaniu się jak pizza i piwo :)

Tematy do dyskusji

Przed spotkaniem poprosiliśmy Was o informację jakie tematy Was interesują. Trzy powtarzały się najczęściej:

Utrzymanie zainteresowania i zaangażowania uczestników. Jak budować społeczność?
Sponsorzy, jak szukać?
Jak dotrzeć do właściwej grupy docelowej (uczestnicy, mentorzy, jurorzy?) Jak promować?

Przebieg spotkania

W czasie dyskusji rozmawialiśmy głównie o dwóch pierwszych tematach.

Szybko jednak okazało się, że po za tymi tematami jest coś ważniejszego: zbudowanie społeczności organizatorów spotkań. Wywiązała się dłuższa dyskusja na ten temat i pojawiły się pomysły jak pomóc w wymianie wiedzy.

Zebraliśmy informacje czego najbardziej brakuje nam jako organizatorom w Krakowie:

miejsca do kontaktowania się / rozmów
wspólne bazy informacji (np informacji o miejscach do organizacji spotkań, o zaufanych firmach, itp)
narzędzia do rezerwacji/blokowania terminów na wydarzenia jeszcze przed ich ogłoszeniem
prostego przewodnika jak zorganizować swoje wydarzenie
oraz osoby, która to wszystko będzie spinać w całość tak aby się działo

Dużą część dyskusji poświeciliśmy na ustalenie jak to zorganizować. Pojawiły się konkretne pomysły:

miejsce do kontaktu -> grupa na fb
wspólna baza -> arkusz Google spreadsheets - tutaj kluczowe będzie zaangażowanie nas wszystkich aby wypełnić arkusz informacjami
narzędzie do rezerwacji terminów -> to będzie zrealizowane jako funkcja dla organizatorów w Crossweb
prostego przewodnika jak zorganizować swoje wydarzenie -> zgłosiły się dwie osoby, które rozpoczną ten projekt
osoba, która to wszystko będzie spinać -> jako Crossweb z przyjemnością podejmiemy się takiego wyzwania. Dziękuję wszystkim za dobre słowo i głosy na nas.

Łatwo się mówi, trudniej utrzymać zaangażowanie.

Byłem kiedyś uczestnikiem podobnych spotkań w innych miastach w Polsce.Niestety wtedy na tych spotkaniach się kończyło.

To co najważniejsze teraz to aby ta inicjatywa przetrwała i dała realne wsparcie dla organizatorów.

I w tym już nasza głowa. Poniżej przedstawiam plan działania z konkretnymi terminami aby wszyscy wiedzieli w którym kierunku idziemy.

Networking

Po części dyskusyjnej nastała równie ważna część czyli networking przy pizzy i piwie.

Bardzo cieszy, że ta część cieszyła się niebywałym powodzeniem, sam networking trwał ponad 2,5 godziny. Było bardzo dużo tematów do omówienia.

Feedback - wyniki ankiety

Po spotkaniu rozesłaliśmy anonimową ankietę, oto wyniki:

w ankiecie wzięły udział 22 osoby
ocena spotkania: średnia 8,7 (skala 1-10), NPS: 48
na pytanie czy chciałbyś wziąć udział w kolejnej edycji, odpowiedź: 100% tak!
dziękuję również za konstruktywne uwagi do spotkania i jego formuły, cenna wiedza. Kolejne spotkania na pewno będę ewoluować aby były jeszcze bardziej wartościowe.

Plan działania

spotkanie dla organizatorów wydarzeń -> zrealizowane
podziękowanie i ankieta po spotkaniu -> zrealizowane
podsumowanie spotkania -> zrealizowane (właśnie je czytasz)
publikacja zdjęć z wydarzenia -> dziś lub jutro na fanpage Crossweb
udostępnienie bazy danych -> nastąpi jeszcze w tym tygodniu
grupa na fb -> w ciągu tygodnia
narzędzie do rezerwacji terminów -> będzie gotowe w Crossweb w najbliższym czasie (bezpiecznie powiem, że w tym kwartale ale dołożymy starań aby było znacznie wcześniej)
kolejne spotkanie -> okolice maja/czerwca tego roku

Do usłyszenia!

----

[Edit] Plan działania: