Sukces startupu technologicznego zależy od wielu czynników, które wzajemnie się przenikają i uzupełniają. Kluczowe jest
Jak zorganizować wydarzenie online? Podstawy, o które trzeba zadbać
 • Zdjęcia i filmy na Instagramie - Mozilla Firefox 2018-01-11 21.33.55.png)
Iwona Karczmarczyk, 26 marca 2020
.png)
Patrząc na bazę wydarzeń w Crossweb, widzimy prawdziwe bogactwo tematów i formatów. Spotkania, konferencje, warsztaty, bar campy i wiele innych, a pośród nich coraz chętniej wybierane w ostatnim czasie wydarzenia online.
Wydarzenie internetowe to jednak szczególny rodzaj eventu, który wymaga szczególnego podejścia w kwestiach organizacyjnych. Jak zorganizować wydarzenie online? Warto się tego dowiedzieć i wykorzystać tę wiedzę w praktyce!
Jak zorganizować wydarzenie online? Kwestie organizacyjne
Jeśli firma musiała zrezygnować z planowanego wydarzenia, jeszcze nic nie jest stracone. Warto rozważyć zorganizowanie go w wersji online, jako transmisję live.
Na początku należy rozważyć wszystkie dobre i złe strony takiego rozwiązania, a także szanse i zagrożenia, które ze sobą niesie. Z pomocą przychodzi analiza SWOT. Przeprowadzenie jej jest dosyć proste — należy spisać wszystko, co pasuje do wymienionych wyżej 4 aspektów wydarzenia. Trudniejsza jest interpretacja wyników — dużo zagrożeń i niewiele zalet nie zawsze oznaczają, że pomysł należy porzucić. Podsumowując, analiza nie da Ci gotowej odpowiedzi, jednak znacznie ułatwi podejmowanie decyzji.
Następnie warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań, które pomogą dokładniej określić kształt eventu oraz kwestie, które wymagają najwięcej zaangażowania. Kilka przykładowych pytań:
- Czy jest zainteresowanie takim wydarzeniem?
- Jaki będzie format wydarzenia? Konferencja, spotkanie, kurs?
- O czym należy poinformować użytkowników?
- Czy udział w wydarzeniu online będzie płatny?
- Czy zespół ma wystarczające kompetencje, aby zająć się stroną techniczną przedsięwzięcia?
- Czy dysponujemy potrzebnym sprzętem lub wiemy skąd go wypożyczyć?
W organizacji wydarzenia online skutecznym wsparciem może okazać się wydarzenie na Facebooku. To jedna z najskuteczniejszych bezpłatnych — ale z możliwością dodania płatnej reklamy — form promocji, która oferuje całkiem niezłe funkcje. Więcej o wykorzystaniu tego i innych narzędzi do promocji wydarzeń przeczytasz tutaj.
Jak zorganizować wydarzenie online? Kwestie techniczne
Organizując wydarzenia online, trzeba pamiętać również o odpowiednim sprzęcie. Jak wspomniałam wyżej — na szczęście wcale nie trzeba go kupować, a jedynie skorzystać z oferty wypożyczalni.
W zależności od formatu wydarzenia, wielkości pomieszczenia i liczby osób na scenie potrzebne będą odpowiednie ilości mikrofonów czy zróżnicowane oświetlenie. Dlatego przy współpracy do organizacji eventu w sieci warto zaprosić doświadczonego technika, który będzie umiał doradzić najlepsze rozwiązania. W skrócie, z pewnością będziecie potrzebować:
- Mikrofonu/ mikrofonów
- Kamery
- Lamp/ lampy i blend
- Kabli i przejściówek
Jeśli planujecie prowadzić transmisję z biura czy innego pomieszczenia zaadaptowanego na studio, warto dodatkowo wyposażyć się w panele akustyczne wykonane z pianki, która tłumi pogłos.
Platformy do wydarzeń online
Jeśli wydarzenie polega jedynie na transmisji obrazu z kamery, jest bezpłatne, a liczba użytkowników nielimitowana, w większości przypadków satysfakcjonującą platformą do live’a będzie Facebook, YouTube czy nawet Instagram. Jeżeli jednak planujecie coś, co wykracza poza te podstawy — płatności, kod dostępu, udostępnianie obrazu z różnych źródeł itp. — przyda się dedykowana platforma.
Platformy do wydarzeń online wyposażone są w bardziej zaawansowane opcje i udostępniają organizatorom narzędzia niezbędne do realizacji live’a. Najważniejsze z nich to m.in.:
- Dostępność na urządzeniach mobilnych
- Formularz rejestracji
- Możliwość wysyłania maili do uczestników
- Czat live
- Możliwość realizacji płatności przez uczestników
- Udostępnianie ekranu osoby prowadzącej
- Możliwość nagrywania transmisji
- Zgodność z przepisami wynikającymi z RODO
Przykładowe platformy do webinarów to:
- ClickMeeting
- Get Response
- MyOwnConference
- Join.me
- AnyMeeting
Jak już pewnie zauważyliście, organizacja wydarzeń online jest niezwykle złożonym tematem. Warto poświęcić trochę czasu na research i konsultacje, aby zorganizować event wysokiej jakości z możliwie najmniejszą liczbą niespodzianek. Nagrodą za włożony wysiłek będzie satysfakcja uczestników a wraz z nią — większe zainteresowanie kolejnymi wydarzeniami.
Tymczasem polecam Wam jeszcze artykuł o tym, czy warto transmitować wydarzenia online.
Blog - najnowsze wpisy
Jedno z największych wydarzeń technologicznych w Europie Środkowo-Wschodniej - Perspektywy Women in Tech Summit dobiegło
Rok 2024 zapowiada się niezwykle ekscytująco dla entuzjastów startupów i innowacji! W tym artykule przedstawiamy zestawi
Przygotuj się na ekscytującą podróż po najciekawszych wydarzeniach w tematyce digital marketingu na 2024 rok! W tym zest
W dobie cyfrowej transformacji administracja publiczna dąży do maksymalnego ułatwienia obywatelom dostępu do usług urzęd
W świetle nieustannych zmian i postępującej digitalizacji branża User Experience (UX) wciąż kreuje przyszłość interakcji